Ділова Українська Мова

Оцінка
Скачати

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на стислі, в яких записуються лише ухвали або поширені резолюції; повні, що містять виступи і ухвали; стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізитами протоколу є:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зібрання із   зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Склад учасників. Якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний.

9. Текст.

10. Перелік   додатків   до   протоколу   з   зазначенням   кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови і секретаря).

Питання порядку денного повинні формулюваться в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок. Наведемо приклад:

Порядок денний

1. Звіт правління про фінансово-господарську діяльність ЖБК „Центральний" за 2002 рік.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Внесення доповнень у статут ЖБК.

Можливе формулювання питань порядку денного у знахідному відмінку (з прийменником про).

 

24

25

Порядок денний

1. Про підготовку студентів до виробничої практики.

2. Про результати атестаціі на випускних курсах.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: „Слухали", „Виступили", „Ухвалили".

Слово „Слухали" пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою текст доповіді додається. Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова „Ухвалили", „Виступили", „Слухали" треба писати (друкувати) великими літерами. Після них ставлять двокрапку. Слово „Ухвалили" пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Оформлення виступів у протоколі здійснюється як у вигляді прямої мови, так і у вигляді непрямої мови.

Наприклад:

Слухали: 1. Доцент Киржнер Ю. М. програма переддипломної практики затверджена, укладені договори з підприємствами. Проте кілька студентів (Мацегорова Н. Д., Бобонець О. Б.) ще не уклали договори, і це може призвести до зриву практики.

Виступили: 1. Заступник декана Писаренко Г. О. доповіла про результати успішності студентів 2 курсу з фахових предметів. У своєму виступі вона відзначила, що переважна більшість студентів успішно склала сесію, лише студенти Рябовол О. Ю., Панченко і. І. мають заборгованості з окремих дисциплін. Писаренко Г. О. рекомендувала боржникам якнайшвидше (протягом тижня) ліквідувати заборгованість.

Рябовол О. Ю. пояснив, що заборгованість має у зв'язку з сімейними обставинами, і пообіцяв у рекомендований заступником декана термін перескласти іспити.

Зразок оформлення протоколу.

ПРОТОКОЛ №3 засідання технічної ради   Харківського велосипедного заводу

м. Харків

12 грудня 2002 р.

Голова        А. В. Тимченко

Секретар     Н. Г. Лисанюк

осіб,

Присутні:   члени    технічної     ради    заводу    (всього    25 список додається).

Запрошені: Ферзенко І. М. - головний       спеціаліст      НІС       ДПІ, Щукін І. Г.—завідувач сектору, Карасьов Є. К. - начальник відділу.

Порядок денний

1. Обговорення     пропозиції    слюсаря       складального       цеху Ігнатьєва П. С. "заміна металевих заглушок на заглушки з пластмаси".

2. Обговорення       пропозиції      майстра       механічного       цеху Шабалтая О. М. "Заміна конфігурації деталі № 5587 і заготівки для неї".

1.  СЛУХАЛИ: Слюсар складального цеху Ігнатьєв П. С. запропону­ вав замінити металеві заглушки на заглушки з пластмаси.

ВИСТУПИЛИ: Григоренко П.М. — інженер складального цеху. Він вважає, що пропозиція Ігнатьєва П. С. є корисною такою, що дає економічний ефект близько 90 млн. грн. Абрамов М. А. - начальник технічного відділу, відзначив, що необхідні прес-форми можна виготовити в інструментальному цеху.

УХВАЛИЛИ: 1. Прийняти    пропозицію    Ігнатьєва П. С.   „Заміна металевих заглушок на заглушки з пластмаси".

2. Прес-форми   виготовити   в    інструментальному цеху до 12.03.03 р.

3. Дослідну партію заглушок з пластичних мас виго­ товити і випробувати до 12.04.03 р.

2.  СЛУХАЛИ: Майстра механічного цеху Шабалтая О. М. про заміну конфігурації деталі № 5587 і заготовки для неї.

27

26

ВИСТУПИЛИ: Радіонов В.Н.- начальник механічного цеху, який відзначив, що пропозиція Шабалтая О. М. корисна, оскільки дає можливість зменшити витрати бронзи для виготовлення деталі № 5587 приблизно на 500 кг на рік і одержати економію 10 млн. грн.

УХВАЛИЛИ: Прийняти пропозицію Шабалтая О. М. „Заміна конфігурації деталі № 5587 і заготовки для неї".

(підпис)

Голова

О. А. Тимченко

(підпис)

Секретар

Н. Г. Лисанюк

ВИТЯГ     З    ПРОТОКОЛУ

Витяг з протоколу - це копія частини протоколу. Як правило, у ньому відображається одне з розглянутих на засіданнях (зборах) питань і відповідне рішення.

Витяг з протоколу має такі реквізити:

назва виду документа (витяг з протоколу);

номер відповідного документа;

назва органу, засідання, наради ;

дата (переноситься з оригіналу документа);

питання і текст з нього;

підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова   і секретар не підписуються);

Якщо   витяг   з   протоколу      подається   в   іншу   організацію,   він засвідчується печаткою установи.

28

Зразки вітягів з протоколів:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № З

зборів колективу санітарно-технічної дільниці

Відкритого акціонерного товариства „Будівельник"

від 10 березня 2000 р.

СЛУХАЛИ: інформацію заступника голови профкому підприємства Клочка С. С. про виділення для робітників дільниці двох квартир (двокімнатної і трикімнатної) по вул. Стеценка, 5.

3 4 5 6 7
Ділова Українська Мова 4.8 з 5 на основі 270 оцінок від 270 користувачів